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酒店采购部应该做什么?

、各类物品采购工作流程
  1、 仓库补仓物品的采购工作流程:
  仓库的每种存仓物品,均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线时,即需要补充货仓里的存货,仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:
  (1)货品名称,规格;
  (2)平均每月消耗量;
  (3)库存数量;
  (4)最近一次订货单价;
  (5)最近一次订货数量;
  (6)提供本次订货数量建议。
  经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理在采购申请单上签字确认,并注明到货时间。采购部经理初审同意后,按仓库“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施,一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况,要向主管领导汇报。
  2、 部门新增物品的采购工作流程:
  若部门欲添置新物品,部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告,经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部,采购部经理初审同意后,按 “采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施.
  3、 部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程:
  如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品,应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后,将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部,采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:
  (1)货品名称,规格;
  (2)最近一次订货单价;
  (3)最近一次订货数量;
  (4)提供本次订货数量建议。
  采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续,经董事会批准后,组织采购。
  4、 鲜活食品冻品的采购工作流程:
  蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果等物料的采购申请,由各酒吧、各部门总厨或主管,根据当日经营情况,预测明天用量,填写每日申购单交采购部,采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。
  5、 燃料的采购工作流程:
  采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划,填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理,并组织实施。
  6、 维修零配件和工程物料的采购工作流程:
  工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:
  (1)货品名称,规格;
  (2)平均每月消耗量;
  (3)库存数量;
  (4)最近一次订货单价;
  (5)最近一次订货数量;
  (6)提供本次订货数量建议。
  大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必须注明以下资料:
  (1)货品名称,规格;
  (2)库存数量;
  (3)最近一次订货单价;
  (4)最近一次订货数量;
  (5)提供本次订货数量建议。
  以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理初审同意后,按 “采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施.
  二、采购工作流程中须规范事项:
  1、所有的采购申请必须填写一式四联,采购申请单经部门经理核签后,整份共四联交给资产会计,资产会计复核后送董事。
  2、采购申请单一共四联,在经审批批准后:第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。
  3、审核采购申清单:收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。
  (1)签置核对:检查采购申请单是否部门经理签置,核对其是否正确。
  (2)数量核对,复查存仓数量及每月消耗,决定采购申请单上的数量是否正确。
  4、邀请供应商报价。
  三、货比三家工作流程:
  每类物品报价单需要最少三家作出比较,目的是防止有关人员从中徇私舞弊,保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前,必须征询3个或3个以上供应商报价,然后确定选用那家供应商的物品,具体做法是:
  1、采购部按照采购申请单的要求组织进货,填制空白报价单,
  包括:①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间,送交供应商(至少选择3个供应商),要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商,可用传真或电话询价。用电话询价时,应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名,职务等。③提出采购部的选择意见和理由,连同报价单一起送交评定小组审批。
  2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部的意见,对几个供应商报来的货品价格以及质量,信誉等进行评估后,确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商,报董事会审核.四、采购活动的后续须跟进工作
  1、采购订单的跟催
  当订单发出后,采购部需要跟催整个过程直至收货入库。
  2、采购订单取消
  (1)酒店取消订单:
  如因某种原因,酒店需要取消己发出之订单,供应商可能提出取消的赔偿,故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法,以便报董事会作出决定。
  (2)供应商取消订单:
  如因某种原因,供应商取消了酒店已发出的订单,采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益,供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。
  3.违反合同:
  合同上应载明详细细则,如有违反,便应依合同上所载处理。
  4.档案储存:
  所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同
  采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.
  5.采购交货延迟检讨
  凡未能按时、按量采购所需物品,并影响申购部门正常经营活动的,需填写《采购交货延迟检讨表》,说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示。
  6.采购物品的维护保养:
  如所购买的物品是需要日后维修保养的,选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买,采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时,事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装的情况

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